GORDIC Distributor východ

Informační systémy
pro státní správu, samosprávu a bankovnictví 

Povinnost výkonu spisové služby

Kdo je povinen vykonávat spisovou službu a v jakém rozsahu? Vše je uvedeno v zákoně 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, v oblasti výkonu spisové služby a archivnictví.  

Jak již název napovídá, tento zákon byl mnohokrát upraven, aby nám dnes mohl naše otázky zodpovědět. Nejprve se tedy podíváme na první část otázky, a tou je „KDO“.

 

Dle § 3 odstavce 1, je stanovena skupina veřejnoprávních subjektů, jako nositelů povinnosti uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Jsou to tito:

a) organizační složky státu,
b) ozbrojené síly,
c) bezpečnostní sbory,
d) státní příspěvkové organizace,
e) státní podniky,
f) územní samosprávní celky,
g) organizační složky územních samosprávních celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu,
h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávními celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu,
i) vysoké školy,
j) školy a jiná školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“),
k) zdravotní pojišťovny,
l) veřejné výzkumné instituce,
m) právnické osoby zřízené zákonem.

 

Nyní nám zbývá určit rozsah, v jakém jsou veřejnoprávní subjekty povinny vykonávat spisovou službu. Ta totiž může být vedena v plném rozsahu (odborná správa dokumentů vzniklých z jejich činnosti nebo z činnosti jejich právních předchůdců zahrnuje řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností) a v rozsahu omezeném.

 

Do výkonu spisové služby (dále jen SSL) v plném rozsahu spadají tito:

a) veřejnoprávní původci z předchozího výčtu pod písmeny a) až e), i) a k) až m),
b) kraje,
c) hlavní město Praha,
d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,
e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působností obce se stavebním nebo matričním úřadem.

 

Ostatní obce (bez pověřeného obecního úřadu, bez stavebního úřadu a bez matričního úřadu), které nespadají do plného rozsahu SSL, vykonávají spisovou službu také, ale v rozsahu omezeném. Toto omezení spočívá pouze v tom, že v budově kde je umístěna spisovna nebo správní archiv, nemusí být splněny specifické prostorové, provozní a bezpečnostní podmínky (např. prostory nemusí být chráněny před povodněmi a jiným působením přírodních vlivů nebo jevů vyvolaných člověkem apod.). Všechny ostatní podmínky rozsahu výkonu spisové služby musí tzv. „ostatní obce“ splňovat.

 

Následující výčet nám uvádí, zdali musí být SSL vykonávána v elektronické podobě, nebo má subjekt možnost volby mezi elektronickou a listinnou SSL.

• Kraj
výkon SSL v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby

• Hlavní město Praha
výkon SSL v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby

• Obce s pověřeným obecním úřadem, obce se stavebním úřadem, obce s matričním úřadem
výkon SSL v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě – tj. možnost volby

 

Zvláštní výjimku tvoří utajované dokumenty. V těchto případech totiž lze vykonávat SSL v listinné podobě nebo v elektronickém systému SSL, který je součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi a splňuje podmínky stanovené národním standardem.

 

Zveřejněno: 31. 5. 2017
Zdroj: FPO
 

Související odkazy

  • Vyberte si z produktů GORDIC
    Velkým institucím je určen informační systém GINIS®. Menší organizace si vyberou z tří desítek modulů systému GORDIC® Express.
  • Kontakty na distributora
    Oslovte nás třeba s poptávkou. Rádi vám připravíme výhodné řešení vašich potřeb.
 

GORDIC® Distributor - východ > Povinnost výkonu spisové služby

 

© BNSOFT s.r.o. GORDIC® Distributor | webdesign: tvorba webových stránek a SEO Užitečnýweb.cz & ASI.cz | obsah: kontakty
Přihlásit